Règlement Intérieur LO CAMINAIRE
Article 1er : Composition du Club
Le club se compose :
- Des membres actifs, des bienfaiteurs et de membres d’honneur.
Sont membres actifs : les personnes inscrites au club à jour de cotisations et licenciées à la FF Randonnée.
- Sont membres bienfaiteurs les personnes qui font un don conséquent à l’association.
- Des membres d’honneur : les personnes qui ont rendu des services au club et qui ont pris une part active à la vie de l’association dans le passé, sans pour autant participer aux randonnées, ils sont dispensés de cotisations.
En adhérant au club LO CAMINAIRE, chaque Membre accepte le présent règlement intérieur et s’engage à le respecter.
Article 2 : Adhérents
Chaque Membre sera titulaire d’une carte d’adhésion au Club.
Le montant de la carte annuelle est fixé par le Conseil d’Administration.
Les renouvellements d’adhésion doivent se faire entre le 1er Septembre et le 30 Décembre si possible avant l’Assemblée Générale du mois de Décembre (pour pouvoir participer aux votes lors de cette assemblée).
Lors de la demande de licence :
- Nouvelle adhésion : il devra être produit un certificat médical.
- Renouvellement : un formulaire de situation de santé sera rempli.
- Pour tous les Adhérents tous les 3 ans il faut fournir un certificat médical.
La carte d’adhésion est valide du 1er septembre de 1’année en cours jusqu’au
31 aout de l’année suivante. L’assurance associée est, elle, prolongée jusqu’au 31 décembre de l’année suivante pour assurer une couverture pendant la phase de renouvellement de la licence.
Article 3 : Sanctions disciplinaires - Exclusion :
Les manquements aux règles de "bonne conduite en société” généralement admises seront examinées par le conseil d’administration.
Article 4 : Démission :
Le membre démissionnaire (en cours d’année) devra adresser sa décision au Président par lettre ou par courriel. Aucune restitution de cotisation n’est due au membre démissionnaire.
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Titre II : Fonctionnement de l’Association :
Article 5 : Le Conseil d’Administration :
La composition et le fonctionnement du Conseil d’Administration sont définis par les Articles des Statuts. Au cours des réunions du Conseil d’Administration, les décisions sont prises à la majorité simple des voix exprimées au cours d’un scrutin ouvert. Le vote est à main levée, sauf circonstances particulières ou le vote au scrutin secret parait nécessaire, ou si 25% au moins des membres présents le réclament. En cas de partage, la voix du Président est prépondérante. Les votes par procuration sont possibles, au sein du Conseil d'Administration, dans la limite de deux procurations par membre, tout au plus.
Article 6 : le Bureau
La désignation des membres du bureau est faite par le Conseil d’Administration selon les modalités définies dans les Statuts.
Le Bureau du Conseil d’Administration est investi des attributions suivantes :
Le Président :
Il anime les projets du Club. Il s’exprime et agit au nom du Club et le représente de plein droit. Il anime les travaux du Conseil d’Administration et du Bureau. Il coordonne les activités et les actions du Club. II peut déléguer ses pouvoirs sous réserve d’une traçabilité écrite et d’une information aux membres du Conseil d’Administration.
En cas de vacance imprévue du Poste de Président, un Conseil d’Administration extraordinaire est programmé sous quinze jours afin que ses membres désignent un nouveau Président. Dans 1’intervalle, le Co-président ou le Vice-Président assure le suivi des affaires courantes.
Le Co-président : A les mêmes prérogatives que le Président et peut le remplacer sans conditions.
Le Vice-Président : Il remplace le Président ou le Co-président en cas d’empêchement. Il peut se voir confier des responsabilités particulières par le Président avec l’accord du Conseil d’Administration. Dans le cas présent et exceptionnellement il est en charge la gestion des trousses d’urgence : i1 constitue les trousses dans leur état initial et en assure le reconditionnement ainsi que sa distribution.
Le secrétaire :
Il ou elle est chargé(e) de tout ce qui concerne la correspondance, la rédaction et le report sur les registres des procès-verbaux des séances du Conseil d’Administration et des Assemblées Générales. Il tient à jour le registre réglementaire contenant les modifications des statuts et les changements dans la composition des instances dirigeantes.
Le Secrétaire adjoint :
Il aide et seconde le titulaire dans ses taches. Il se tient informé et remplace le titulaire en cas de besoin. II collationne le nombre de participants de chaque randonnée (information fournie par l’Animateur, ou par défaut par le Coordinateur) et établit les statistiques correspondantes.
Le Trésorier :
Il est responsable de la gestion financière et gère le patrimoine du Club. Il a avec le Président, la signature sur les comptes du Club. Il effectue les paiements autorisés et perçoit les recettes. Il tient à jour les dossiers de comptabilité et d’inventaire des actifs du Club. Il prépare le budget prévisionnel à N+1. II rend compte annuellement à l’Assemblée Générale qui statue sur la gestion.
Le Trésorier adjoint :
Il seconde le titulaire dans ses taches. Il se tient informé et remplace le
Titulaire en cas de besoin.
Le Responsable des licences :
Avec le vice-président Il a en charge la gestion des LICENCES : il est 1’interlocuteur privilégié du club auprès de la fédération en matière de gestion des licences. Il collecte et centralise les bulletins de demande d’adhésion ou de renouvellement au Club.
Il tient à jour le tableau des adhérents. Il crée les licences de manière informatique dans les fichiers de la fédération.
Il est chargé des inscriptions des membres au club.
La mise à jour des adresses de messagerie et N° de téléphones des adhérents.
LES COMMISSIONS
Le club est composé des commissions suivantes:
- Commission jumelage : cette commission a pour rôle d’animer le jumelage entre le club et le club du CAI de Sarzana. D’organiser les rencontres avec les deux clubs.
- Commission séjours : cette commission a pour rôle de créer des séjours de randonnées de plusieurs jours dans des sites remarquables. De journées rassemblant toute ou partie des membres du club.
- Commission sentiers : cette commission a pour but d’entretenir les sentiers avec les baliseurs. De gérer les topos guides des randos du club, la commercialisation de ceux-ci, leur réédition ; d’organiser les randos trimestrielles et exceptionnelles.
- Commission gite de la Gasse : la commission gère toute la gestion du gite de La Gasse ; le nettoyage – les locations – l’entretien – les statistiques, la relation avec la Mairie, etc…
Les commissions sont composées d’un responsable et de 3 à 6 membres.
Le responsable devra :
- Animer la commission
- Mettre en place des projets
o Faire un prévisionnel financier pour chaque projet et le soumettre au bureau et au Conseil d’administration pour validation.
o Gérer le projet et contrôler financièrement sa réalisation.
Article 7 : Autres Fonctions :
Délégué à 1’organisation d’une manifestation : Dans le cas d’une manifestation organisée par le Club (par exemple « Rando gourmande, Rando occitane» ou organisée avec une autre entité, mais pour laquelle le Club est un partenaire (notamment par la mise à disposition de bénévoles), un Membre du Club (faisant partie ou pas du Conseil d’Administration) est désigné par le Conseil d’Administration et assure la coordination avec les entités impliquées (administrations, municipalités, partenaires) et la communication avec les membres du Club.
Ce délégué doit s’assurer de la bonne rédaction des clauses de responsabilité dans la convention de partenariat. II tient informé le Conseil d’Administration de l’avancement de la préparation de la manifestation et établit le bilan (moral et éventuellement financier) après que cette manifestation ait eu lieu.
Article 8 : Les Animateurs :
Tout membre actif du Club peut prétendre à être animateur de randonnées à condition d’avoir suivi la formation adéquate.
La liste des Animateurs est tenue à jour par le Responsable de la commission sentiers. Tout Animateur se doit de connaitre et de respecter le Memento Fédéral « Pratiquer - Encadrer - Organiser des activités de marche et de randonnée pédestre » (dernière Edition en vigueur) établi par la FF Randonnée.
Avant le départ de la randonnée, l’Animateur doit identifier les participants « à l’essai » (non-licenciés). Leur liste sera communiquée au Secrétaire après la randonnée.
Les caractéristiques de la randonnée (point de départ, rythme de marche, niveau de difficulté, distance ou durée, etc.. .) devront correspondre à ce qui a été annoncé dans le programme (sauf événement imprévu).
L’Animateur est responsable de ses initiatives personnelles. Il doit avoir avec lui la trousse d’urgence pendant la randonnée, et en demander le complétement, lorsque nécessaire, au Délégué à la gestion des trousses d’urgence. Il doit gérer les deux gilets de sécurité (un gilet entête de randonnée et un pour le serre-file).
Lorsque la randonnée est terminée, l’Animateur communique (si possible par courriel) les informations sur son déroulement (nombre de participants, liste des randonneurs «a 1’essai», distance parcourue et durée, éventuels incidents, etc...) au Secrétaire ou secrétaire adjoint.
En cas d’accident, prévenir le Président du Club dès que possible (par téléphone, puis par courriel). La déclaration d’accident a l’assurance doit être faite par l’accidenté lui-même ou par l’administrateur dans les 5 jours.
Article 9: Les Randonneurs :
Tous les randonneurs doivent avoir leur licence dans le sac pendant les randonnées. Ils se doivent de respecter et faire respecter le code du randonneur (cf. annexe).
Les randonneurs doivent respecter les consignes transmises par le responsable du groupe ou le guide local. Le non-respect de ces consignes peut entrainer 1’exclusion du groupe du randonneur concerné sans remboursement des frais engagés.
Les personnes non licenciées ne peuvent pas participer aux randonnées du club sauf 2 fois à titre d’essai avant adhésion, en s’identifiant auprès de l’Animateur.
Chaque randonneur doit choisir le groupe en fonction de ses capacités physiques et du programme. Il doit signaler à 1’animateur ses éventuelles difficultés. La progression se fait obligatoirement derrière l’Animateur, sauf accord de celui-ci avec réserves d’usage. Tout randonneur s’écartant du groupe doit le signaler au « serre-file » et laisser son sac en évidence au bord du sentier, côté vers lequel il s’est écarté.
Tout randonneur quittant volontairement la randonnée doit le signaler à l’Animateur devant témoins, engageant ainsi sa propre responsabilité.
Chacun doit veiller au respect de 1’environnement et assurer la propreté des sites traversés en ne laissant aucun détritus sur son passage, notamment au cours des arrêts pour les pauses ou pique-niques.
Chacun respecte la propriété individuelle d’autrui, ne dégrade aucun matériel, veille à ne pas déranger les troupeaux, et de remettre en place les installations que le groupe aurait pu déplacer pour progresser (barrières, grillages, fermetures, etc. . .)
Les chiens sont admis mais devront être tenus en laisse.
Le terme générique de « randonnée » comprend les « Rando santé » les
« Rando hebdomadaires » les « Rando découverte » Journées Particulières et les Grandes Sorties voyage; pour la pratique de cette activité sportive, l’équipement individuel est à la charge du randonneur, il devra être adapté aux parcours proposés par les animateurs et il sera conforme à leurs recommandations spécifiques. Le choix de chaussures de type citadin ou détente est proscrit, l’animateur sera habilité à refuser la participation d’une personne ainsi chaussée.
Certains randonneurs immortalisent leur randonnée par des photos (ou des vidéos) qui peuvent se retrouver sur des sites internet consultables par quiconque, on utilisées à des fins de promotion pour le Club. Ces photos (ou vidéos) peuvent comporter des groupes de personnes reconnaissables. En randonnant en groupe, les participants acceptent, de fait, de paraitre sur ces photos (ou vidéos) sans autres formes d’acceptation. Toute personne ne souhaitant pas paraitre sur ces photos (ou vidéos) doit, sans obligation de justification, en faire part aux photographes ou à un membre du Conseil d’Administration qui relaiera l’information.
Article 10 : Sorties Hebdomadaires :
Les sorties ou randonnées hebdomadaires sont publiées dans le "Bulletin des Activités et des Sorties du Club”.
Les rendez-vous sont fixés 15 minutes avant l’heure de départ et celle-ci est impérativement respectée.
Le tableau des randonnées journalières comporte:
- le nom du coordonnateur responsable du suivi en temps réel (par exemple faire remplacer un animateur absent).
- la fourchette de distance à parcourir et le rythme de marche prévu
- le nom de la commune et le lieu du rendez-vous
- Le nom de l’Animateur et son numéro de téléphone
- les mineurs ne sont admis que sous la responsabilité d’un adhérent adulte.
Nota :
Les randonnées prévues sont susceptibles d’être modifiées ou annulées par l’Animateur, avant le départ, au départ ou encore durant la progression (pour cause de météo, impraticabilité, moins de 5 personnes, etc...
Article 11 : Journées Particulières et Grandes Sorties voyage
Une inscription préalable est nécessaire, le nombre des participants étant limite, seuls les adhérents à jour de leur cotisation peuvent participer à ces sorties.
Priorités pour les inscriptions :
• Les adhérents actifs dans le club.
• Les adhérents qui ont déjà participé aux séjours ou jumelage.
• Qui ont payés l’acompte.
• Qui ont payé la totalité du séjour 1 mois avant le départ.
Remboursement du séjour non effectué :
• Le séjour non effectué sera remboursé que si la personne à un motif de cas de force majeure ou certificat de maladie. Le remboursement ne sera effectué qu’après l’accord du Conseil d’administration. Dans tous les cas, l’acompte peut être non remboursé.
Article 12: Indemnités de remboursement des frais des bénévoles.
Seuls les membres du Conseil d’Administration, les responsables des commissions ou les Animateurs peuvent prétendre au remboursement des frais engagés dans le cadre de leurs fonctions et sur justifications. Les frais pouvant donner lieu à remboursement sont déterminés par décision du Conseil d’Administration et communiqués aux intéressés.
Peuvent donner lieu à remboursement
- les indemnités kilométriques pour participation aux réunions du Conseil d’Administration du Club (en utilisant le covoiturage dans toute la mesure du possible)
- la participation à des réunions (C DRP, C RRP, etc. . .) en tant que représentant du Club
- la participation (approuvée par le Conseil d’Administration) a des stages de formation, pour autant que le stagiaire s’engage à utiliser cette formation au sein du Club.
- les indemnités kilométriques pour préparation (reconnaissance) d’une randonnée locale, ou séjours et jumelage, si la distance totale parcourue (Aller-retour) dépasse 80 Kms.
Toute autre demande de remboursement ne pourra être prise en compte que si celle-ci a été au préalable explicitement approuvée par le Conseil d’Administration.
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Titre III : Modifications:
Article 13: Modification du règlement intérieur :
Les modifications au présent règlement intérieur devront être approuvées par le Conseil d’Administration a la majorité de ses membres, puis ratifiées par la majorité des Membres du Club a 1’occasion de 1’Assemblée Générale suivante.
Edition approuvée par Conseil d’Administration 23 /11 /2022
Et l’Assemblé Générale le 10 /12 /2022
Le Président La Co-présidente
Bernard ROUZIES Mireille GRANGED